Author: НПП "Гарант-Сервис"
Last saved by: Пащенко
Document comments: Документ экспортирован из системы ГАРАНТ

Постановление Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия от 14 мая 2014 г. N 412
"Об утверждении Положения об обработке персональных данных в отделе ЗАГСа Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия"

В соответствии с требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных", администрация Торбеевского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Положение об обработке персональных данных в отделе ЗАГСа Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (приложение 1).
2. Утвердить Список сотрудников отдела ЗАГС администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия, ответственных за обработку персональных данных и лиц, имеющих доступ к работе с персональными данными (приложение 2).
3. Возложить ответственность по защите информации от несанкционированного доступа в информационные системы отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия на начальника отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия Еряшкину Н.С.

Глава администрации
Торбеевского муниципального района

И.Т. Шумкин

Приложение N 1
к постановлению администрации
Торбеевского муниципального района
от 14 мая 2014 г. N 412

Положение
об обработке персональных данных граждан в отделе ЗАГСа Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия

I. Общие положения

Настоящее Положение по обработке персональных данных граждан в отделе ЗАГСа Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (далее - Положение) разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 N 687 "Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации".
1.1. Цель разработки Положения - определение порядка обработки персональных данных граждан, подлежащих обработке в органах ЗАГС на основании полномочий отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия (далее - отдел ЗАГС) на регистрацию актов гражданского состояния на территории Республики Мордовия; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну; установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным граждан, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

ГАРАНТ:
Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

1.3. Отдел ЗАГС является оператором, осуществляющим обработку персональных данных.
1.4 Приказами отдела ЗАГС назначены ответственные за организацию обработки персональных данных в отделе ЗАГС.
1.5. Режим конфиденциальности обрабатываемых персональных данных граждан, содержащихся в актах гражданского состояния, обеспечивается начальником отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия на срок хранения актовых записей - 100 лет.

II. Основные понятия и состав персональных данных

2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:
- персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
- персональные данные граждан (далее - ПДн) - информация, подлежащая внесению в записи актов гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом от 15 ноября 1997 года N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (далее - Федеральный закон N 143-ФЗ);
- информационная система персональных данных (далее - ИСПДн) - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;
- обработка ПДн - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение ПДн;
- сбор - действия по получению ПДн в соответствии с заявленными целями обработки ПДн;
- запись - действие, в результате которого ПДн фиксируются на материальном или электронном носителе;
- систематизация - действие, в результате которого формируется база данных ПДн;
- накопление - фиксация актуализированных ПДн;
- хранение - действие, направленное на обеспечение сохранности зафиксированного состояния ПДн;
- уточнение (обновление, изменение) - действия с ПДн с целью установления их достоверности и полноты;
- извлечение - действие по определению и копированию требуемых массивов ПДн из ИСПДн;
- использование - действия (операции) с ПДн с целью принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъекта ПДн;
- передача (распространение, предоставление, доступ) - действия, направленные на раскрытие ПДн определенному (неопределенному) лицу (кругу лиц);
- обезличивание - действие, в результате которого становится невозможно без использования дополнительной информации определить принадлежность ПДн к конкретному субъекту ПДн;
- блокирование - временное прекращение обработки ПДн;
- уничтожение - действие, в результате которого становится невозможным восстановить содержание ПДн в ИСПДн и (или) в результате которого уничтожаются материальные носители ПДн.
2.2. ПДн содержатся в записях актов гражданского состояния, в записях электронных баз данных актов гражданского состояния.
2.3. ПДн необходимые для регистрации актов гражданского состояния содержаться в следующих, предъявляемых гражданами документах:
- заявления о внесении исправлений и (или) изменений в запись акта гражданского состояния;
- заявления о выдаче повторных свидетельств;
- документы, удостоверяющие личность граждан;
- иные документы, предусмотренные Федеральным законом N 143-ФЗ и иными нормативными правовыми актами регулирующими вопросы регистрации актов гражданского состояния.
2.4. Документы перечисленных в п. 2.3., содержат следующие ПДн:
- фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, дата и место смерти, пол, место жительства, реквизиты документов удостоверяющих личность, гражданство;
- иные сведения о гражданах, предусмотренные Федеральным законом N 143-ФЗ и иными нормативными правовыми актами регулирующими вопросы регистрации актов гражданского состояния.

III. Сбор, обработка и защита персональных данных граждан

3.1. Порядок получения ПДн.
3.1.1. ПДн предоставляются гражданами в порядке определенном Федеральным законом N 143-ФЗ и иными нормативными правовыми актами регулирующими вопросы регистрации актов гражданского состояния.
3.1.2. Отдел ЗАГС не имеет права получать и обрабатывать ПДн о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами составления записи акта гражданского состояния в соответствии с Федеральным законом, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работник отдела ЗАГС вправе получать и обрабатывать данные о национальной принадлежности гражданина только по его желанию.
3.2. Обработка ПДн в отделе ЗАГС включает в себя любое действие (операцию) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с ПДн, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), блокирование, удаление, уничтожение ПДн.
3.2.1. Сбор ПДн в отделе ЗАГС.
Сбор ПДн в отделе ЗАГС осуществляется:
- при личном обращении гражданина (устно или письменно), на основании заявлений и представленных документов, содержащих ПДн, при обращении гражданина в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, включая порталы государственных и муниципальных услуг;
- на основании сведений, полученных для предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния в результате межведомственных запросов от третьих лиц (государственных органов, органов местного самоуправления, подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующими в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии со ст. 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг").
3.2.2. Запись ПДн в отделе ЗАГС.
Запись ПДн пользователем ИСПДн осуществляется только на учтенные носители информации и установленные бумажные формы.
3.2.3. Систематизация ПДн в отделе ЗАГС.
Систематизируются ПДн в отделе ЗАГС в процессе формирования баз данных записей актов гражданского состояния.
3.2.4. Накопление ПДн в отделе ЗАГС.
Накапливаются ПДн в соответствии с Федеральным законом N 143-ФЗ иными нормативными правовыми актами регулирующими вопросы регистрации актов гражданского состояния актами, определяющими состав ПДн, содержащихся в актах гражданского состояния, в том числе с постановлением Правительства Российской Федерации от 17 апреля 1999 года N 432 "Об утверждении правил заполнения бланков записей актов гражданского состояния и бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния", постановлением Правительства Российской Федерации от 31 октября 1998 года N 1274 "Об утверждении форм бланков заявлений о государственной регистрации актов гражданского состояния, справок и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния". Список ПДн, включен в "Перечень персональных данных обрабатываемых в информационных системах отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия", который утвержден постановлением Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия.
В отделе ЗАГС формируется архив вторых экземпляров записей актов гражданского состояния и база данных записей актов гражданского состояния Республики Мордовия. Кроме того в отделе ЗАГС накапливаются комплекты документов, сопровождающие процесс составления записи актов гражданского состояния.
3.2.5. Хранение ПДн в отделе ЗАГС.
Хранение ПДн в электронном виде осуществляется с обеспечением условий целостности и защиты от несанкционированного доступа, в соответствии с Инструкцией пользователя и журнала учета машинных носителей.
Сроки хранения ПДн определены Федеральным законом N 143-ФЗ.
3.2.6. Уточнение ПДн в отделе ЗАГС.
Уточнение ПДн при осуществлении их обработки производится путем внесения изменений, исправлений в записи актов гражданского состояния.
Внесение изменений, исправлений ПДн производится на основании предоставленных ими документов и заявлений.
3.2.7. Извлечение ПДн в отделе ЗАГС.
Извлекаются ПДн, обрабатываемые в отделе ЗАГС, из ИСПДн по запросу гражданина, при формирования отчетов и на основании запросов других органов государственной власти и учреждений в соответствии с федеральными законами.
3.2.8. Использование ПДн в отделе ЗАГС.
Используются ПДн в отделе ЗАГС в соответствии с федеральным законодательством, в том числе для обеспечения задач и функций главного управления, предоставления государственных услуг, обеспечения работы в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов, подготовки ответов на обращения граждан.
3.2.9. Передача ПДн в отделе ЗАГС.
В отделе ЗАГС, ведутся журналы учёта выданных документов, содержащих ПДн.
Передача ПДн другим организациям осуществляется в соответствии с Федеральным законодательством.
Передача ПДн по информационно-телекоммуникационной сети Интернет, проводится в зашифрованном виде.
3.2.10. Обезличивание ПДн в отделе ЗАГС.
Исполнение полномочий по регистрации актов гражданского состояния не предусматривает обезличивание ПДн.
3.2.11. Блокирование ПДн в отделе ЗАГС.
Блокирование ПДн осуществляется в случае выявления неправомерных действий с ПДн при обращении или по запросу гражданина или его законного представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъекта ПДн.
3.2.12. Уничтожение ПДн в отделе ЗАГС.
В случае выявления неправомерной обработки ПДн, пользователь ИСПДн в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты этого выявления, прекращает неправомерную обработку ПДн. В случае, если обеспечить правомерность обработки ПДн невозможно, пользователь ИСПДн в срок, не превышающий десяти рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки ПДн, уничтожает такие ПДн.
По истечении срока хранения записи актов гражданского состояния, содержащие ПДн, в установленном порядке передаются в Центральный Государственный Архив Республики Мордовия.
Документы, содержащие ПДн, которые не подлежат передаче в архив, уничтожаются в установленном порядке по истечении срока их хранения либо по достижении цели их обработки.
Уничтожение ПДн на магнитных носителях оформляется актом об уничтожении персональных данных отдела ЗАГС.
Уничтожение ПДн на бумажных носителях оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения.
3.3. Обработка ПДн необходима:
- для осуществления возложенных законодательством Российской Федерации на органы ЗАГС Республики Мордовия функций, полномочий и обязанностей;
- для обеспечения предоставления государственных услуг в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- для работы в системе межведомственного электронного документооборота государственных органов.
3.4. Порядок обработки, передачи и хранения ПДн.
3.4.1. Гражданин предоставляет работнику органа ЗАГС сведения, необходимые для составления записи акта гражданского состояния в объеме, предусмотренном Федеральным законом N 143-ФЗ и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами. Работник органа ЗАГС проверяет достоверность сведений, сверяя предоставленные данные с имеющимися у гражданина документами. Работник органа ЗАГС осуществляет занесение ПДн в информационную систему.
3.4.2. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина в отделе ЗАГС при обработке ПДн соблюдаются следующие общие требования:
3.4.2.1. Обработка ПДн осуществляется исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
3.4.2.2. При определении объема и содержания обрабатываемых ПДн работники органов ЗАГС руководствуются Конституцией Российской Федерации, Семейным кодексом Российской Федерации, Федеральным законом N 143-ФЗ и иными федеральными законами и нормативными правовыми актами;
3.4.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы гражданина, работники органа ЗАГС не имеют права основываться на ПДн, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
3.5. Защита ПДн от неправомерного их использования или утраты обеспечивается отделом ЗАГС за счет собственных средств в порядке, установленном законодательством. Мероприятия по обеспечению защиты персональных данных излагаются в Положении по организации и проведению работ по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных в Республиканской отделе записи актов гражданского состояния Республики Мордовия.

IV. Передача и хранение персональных данных

4.1. При передаче ПДн работники органов ЗАГС обязаны соблюдать следующие требования:
4.1.1. Сообщать ПДн третьей стороне в случаях и в порядке, установленном Федеральным законом N 143-ФЗ.
4.1.2. Не сообщать ПДн в коммерческих целях.
4.1.3. Осуществлять передачу ПДн органами ЗАГС в отдел ЗАГС в соответствии с настоящим Положением.
4.1.4. Передавать ПДн представителям гражданина в порядке, установленном Федеральным законом N 143-ФЗ, и ограничивать эту информацию только теми ПДн, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
4.2. Хранение и использование ПДн:
4.2.1. ПДн в отделе ЗАГС обрабатываются и хранятся в информационных системах и на бумажных носителях.

V. Доступ к персональным данным

5.1. Право доступа к ПДн имеют начальник отдела ЗАГС, заместитель начальника, работники отдела учета, хранения м выдачи документов и работники отдела ЗАГС в пределах их компетенции.
5.2. Доступ к ПДн осуществляется в соответствии со списком работников отдела ЗАГС , имеющих доступ к персональным данным, обрабатываемым в информационных системах персональных данных отделе ЗАГС, при этом указанные лица имеют право получать только те ПДн, которые необходимы для выполнения конкретной функции
5.3. Лица, допущенные к обработке ПДн, подписывают обязательство о неразглашении информации. Форма обязательства утверждается постановлением Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия.
5.4. Гражданин имеет право:
5.4.1. Получать сведения в порядке и объеме, предусмотренным Федеральным законом N 143-ФЗ.
5.4.2. Получать информацию, касающуюся обработки его ПДн в отделе ЗАГС, в том числе содержащей:
- подтверждение факта обработки ПДн отделом отдела ЗАГС Администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия ЗАГС;
- правовые основания и цели обработки ПДн;
- применяемые способы обработки ПДн;
- наименование и место нахождения органов ЗАГС Республики Мордовия;
- обрабатываемые ПДн, относящиеся к гражданину, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- сроки обработки ПДн, в том числе сроки их хранения;
- порядок осуществления гражданином прав, предусмотренных законодательством;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку ПДн;
- наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу.
5.4.3. Требовать уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющихся необходимыми ПДн.
5.4.4. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке и защите его персональных данных.
5.5. Обращение гражданина подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном Федеральным законом от года N 143-ФЗ, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Административным регламентом предоставления государственной услуги по государственной регистрации актов гражданского состояния органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 29 ноября 2011 г. N 412.
5.6. Копировать и делать выписки ПДн разрешается только в случаях, определенных Федеральным законом N 143-ФЗ.
5.7. Передача ПДн третьей стороне возможна только при письменном согласии гражданина или без такового, если такая передача предусмотрена действующими законами.

VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

6.1. Работники отдела ЗАГС, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту ПДн, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
6.2. Начальник отдела ЗАГС и ответственный за обработку персональных данных, несут административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.

Приложение N 2
к постановлению администрации
Торбеевского муниципального района
от 14 мая 2014 г. N 412

Список
сотрудников отдела ЗАГС администрации Торбеевского муниципального района Республики Мордовия, ответственных за обработку персональных данных и лиц, имеющих доступ к работе с персональными данными

Ф.И.О. | Должность | Уровень доступности к ПД | Разрешенные действия
Еряшкина Наталья Сергеевна | начальник отдела ЗАГС | равные права доступа | Сбор, хранение, анализ и обработка информационных данных и документов, обеспечивающих функционирование отдела ЗАГС
Хлибун Галина Михайловна | главный специалист отдела ЗАГС | равные права доступа | Сбор, хранение, анализ и обработка информационных данных и документов, обеспечивающих функционирование отдела ЗАГС